Zum Alltag in einem Unternehmen gehören zahlreiche administrative Bürotätigkeiten, die von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt werden. Sie nehmen nicht selten viel Zeit in Anspruch und sind fehleranfällig. Werden administrative Bürotätigkeiten etwa über einen Sekretariatsservice digitalisiert und automatisiert, hat das für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Welche das sind und welche Möglichkeiten der Digitalisierung sowie Automatisierung es gibt, das erfahren Sie in diesem Artikel.
Bereiche der Automatisierung und Digitalisierung in der Büroadministration
Wenn Sie verschiedene Prozesse und Workflows in Ihrem Unternehmen digital gestalten oder automatisieren möchten, sollten Sie zunächst eine Bestandsanalyse durchführen. Hierbei lassen sich jene Bereiche erfassen, in denen eine Automatisierung durch digitale Prozesse möglich ist. Gleichzeitig kann der Aufwand einer Umstellung erfasst werden, um später eine solide Planungsgrundlage für die Umstrukturierung zu haben. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Bereiche in denen digitale Lösungen den Geschäftsalltag optimieren.
Elektronische Archivierung von Dokumenten
Eine vergleichsweise schnell umsetzbare und effektive Möglichkeit zur Optimierung von Büroprozessen ist die elektronische Dokumentenverwaltung. Hierzu werden Dokumente digital erstellt oder alte Akten nachträglich digitalisiert und anschließend elektronisch verwaltet. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf wichtige Unterlagen haben und diese nicht mehr im Archiv heraussuchen müssen. Praktisch sind digitale Unterlagen auch deshalb, weil vorgenommene Änderungen unverzüglich für alle Personen mit Zugriffsberechtigung sichtbar werden. Dadurch kann es künftig nicht mehr passieren, dass versehentlich Dokumente mit einem veralteten Bearbeitungsstand genutzt werden. Digital geführte Datenbanken lassen sich deutlich effizienter verwalten. Zudem können hierüber Zugriffs- und Bearbeitungsrechte verwaltet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur befugte Personen aus Ihrer Belegschaft vertrauliche Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Die digitale Dokumentenfreigabe stellt die Sicherheit von vertraulichen Unterlagen sicher.
Datenverarbeitung und Datenanalyse digital gestalten
Typische administrative Bürotätigkeiten sind auch die Erfassung und Auswertung von Daten. Aufgrund der großen Datenmengen ist eine manuelle Auswertung in vielen Unternehmen nicht mehr möglich oder auf einige Basisfunktionen beschränkt. Hier helfen digitale Prozesse, Daten schnell zu erfassen und die vorhandenen Datenmengen zielführend auszuwerten. Solche Analysen sind häufig eine wichtige Entscheidungsgrundlage für den Geschäftsalltag. Darüber lassen sich beispielsweise Lagerbestände in Echtzeit überwachen. Sollte es zu Engpässen bei Materialien kommen, werden diese rechtzeitig von automatisierten Prozessen erkannt und das fehlende Material kann nachgeordert werden. Ebenso führen Datenanalysen zur Vermeidung von zu hohen Lagerbeständen, welche wiederum mit Kosten verbunden sind und wertvolles Unternehmenskapital binden. Digitale Datenerfassung und Datenanalyse sind ebenso im Bezug auf Kundendaten, Mitarbeiterdaten und viele weitere Geschäftsdaten möglich. Unternehmen haben die Auswahl zwischen verschiedenen Datenanalysetools, die sich auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen lassen. Hierüber sind Reportings innerhalb kurzer Zeit abrufbar und lassen sich als Basis für wichtige Entscheidungen im Geschäftsalltag nutzen.
Terminplanung elektronisch gestalten
Auch die Aufgaben- und Terminverwaltung lässt sich elektronisch erledigen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn regelmäßig Kundenkommunikation stattfindet. Handwerkliche Betriebe müssen beispielsweise die Termine ihrer Mitarbeiter bei verschiedenen Kunden koordinieren und mit diesen absprechen. Elektronisch erfasste Einsatztermine können von den Außendienstmitarbeitern direkt eingesehen werden, was die Kommunikation erleichtert. Daraus ergibt sich ein effizienterer Workflow, welcher ebenfalls zur Entlastung der Angestellten beiträgt, Arbeitszeit spart und die Fehleranfälligkeit senkt. Wird ein externer Sekretariatsservice eingebunden, verstärkt das die Vorteile der elektronischen Terminplanung zusätzlich. Externe Dienstleister können spezialisierte Technologien nutzen, um administrative Aufgaben effizient zu bewältigen, während das interne Team sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
Vorteile der Digitalisierung von Bürotätigkeiten
Die Automatisierung von Prozessen des Büroalltags spart wertvolle Zeit. Dadurch wird Personalkapazität frei und Ihre Mitarbeiter können sich um wichtige Aufgaben kümmern. Die Einsparung von Arbeitszeit hat nicht nur finanzielle Vorteile. Sie sorgt auch für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, da diese ihre Arbeitskraft in anspruchsvolle Tätigkeiten investieren können. Finanzielle Ressourcen Ihres Unternehmen werden durch digitale Prozesse ebenfalls eingespart. Das gilt beispielsweise für die Archivierung und Verwaltung von Akten, welche in digitaler Form keinen eigenen Raum sowie Mobiliar in Ihrem Unternehmen beanspruchen. Der dadurch frei werdende Platz kann anderweitig genutzt werden. Hinzu kommt, dass digitale Lösungen für den Büroalltag und automatisierte Prozesse weniger fehleranfällig sind. Mitarbeiter können gerade in stressigen Arbeitsphasen und bei eigentlich banalen Tätigkeiten Flüchtigkeitsfehler machen. Manchmal haben solche Flüchtigkeitsfehler gravierende Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Um solche Fehler zu vermeiden, bieten sich digitale Lösungen und automatisch ablaufende Prozesse an. Wurden diese einmal fachgerecht implementiert und die Mitarbeiter im Umgang mit ihnen geschult, reduziert das die Fehlerquote drastisch.
Herausforderungen und Bedenken
Grundsätzlich sind die Digitalisierung und Automatisierungsprozesse bei administrativen Bürotätigkeiten mit zahlreichen Vorteilen für den Workflow, die Effizienz, Mitarbeiter und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens verbunden. Gleichzeitig gibt es jedoch einige Aspekte, die beachtet werden sollten. Dabei handelt es sich beispielsweise um Fragen zur Datensicherheit und dem Datenschutz, den Aufwand einer Implementierung sowie die Akzeptanz der Umstellung innerhalb der Belegschaft.
Datenschutz und Datensicherheit beachten
Sensible Geschäftsunterlagen und Kundendaten müssen fachgerecht vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das gilt sowohl für klassische Akten oder Dokumente in Papierform als auch für digital verwaltete Daten. Einige Unternehmen scheuen die Digitalisierung aufgrund des Datenschutzes und der Datensicherheit. Um Schwierigkeiten in diesem Bereich zu vermeiden, sollte bei der Auswahl von Software darauf geachtet werden, dass der Anbieter mit den in Deutschland geltenden Vorgaben zum Datenschutz vertraut ist. Möglicherweise ist zusätzlich eine externe Beratung zum Thema IT-Sicherheit sinnvoll, um vorhandene Schwachstellen in bereits vorhandenen Strukturen zu erkennen und Sicherheitslücken zu schließen. Zudem sollten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen oder Workshops zum Thema IT-Sicherheit anbieten.
Mitarbeiter in Umstellung einbeziehen
Um die Akzeptanz der Mitarbeiter möglichst früh zu gewinnen und während des gesamten Automatisierungsprozesses zu erhalten, sollten diese von Beginn an in die Planung einbezogen werden. Hierzu ist es sinnvoll, Vorschläge und Bedürfnisse der Belegschaft vorab zu erfassen und sie bei der Auswahl geeigneter Tools und Anbieter von Softwarelösungen zu berücksichtigen. Möglicherweise können Sie ein eigenes Team für diesen Umstellungsprozess in Ihrer Belegschaft bilden, welches die Zusammenarbeit und Abstimmung mit einem externen Anbieter für entsprechende Software übernimmt. Außerdem sollte der Schulungsbedarf bei solchen Umstellungen eingeplant werden. Neue Software oder andere digitale Lösungen stellen gerade ältere Mitarbeiter möglicherweise vor eine Herausforderung. Viele Anbieter von Bürosoftware führen nach einer Implementierung auch Schulungen der Belegschaft durch. Diese können wahlweise direkt in Ihrem Unternehmen am Arbeitsplatz der Mitarbeiter stattfinden, oder außer Haus durchgeführt werden. Sofern es sich um eine weitreichende Prozessumstellung handelt, werden möglicherweise nach einer ersten Phase der Eingewöhnung Nachschulungen notwendig, um offene Fragen und Probleme zu klären. Um einen Möglichen Bedarf zu erkennen, können Sie eine Feedbackrunde etablieren, bei der sich Kollegen über ihre Erfahrungen mit der neuen Software austauschen und Probleme benennen können.
Fazit
Werden administrative Bürotätigkeiten automatisiert und digitalisiert, hat das für Unternehmen finanzielle Vorteile, Mitarbeiter werden entlastet und unternehmensinterne Abläufe effizienter gestaltet. Da es zahlreiche Möglichkeiten für eine Automatisierung und digitale Lösungen gibt, lassen sich Prozesse problemlos schrittweise umstellen. Dadurch wird der Geschäftsalltag nicht gestört und Mitarbeiter können sich mit den neuen Tools und Prozessen vertraut machen. Eine digitale Unternehmensstruktur sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens auf einem sich schnell verändernden, globalen Markt.
