Prozesse & IT

Beratung für Prozesse & IT-Belange

Früher war weder etwas besser noch einfacher als es heute ist. Schon gar nicht, wenn man ein Unternehmen geführt hat. Jedoch war vieles in mancherlei Hinsicht für das Management planbarer. Einmal getroffene Entscheidungen in Bezug auf ein neues Produkt, einen Standort oder einen Kommunikationsweg zur Werbung waren langlebiger. Heute können viele Unternehmen nicht wissen oder absehen, ob ein bestimmtes Produkt oder die Methoden der Herstellung nicht in kürzester Zeit durch eine Alternativ-Technologie vollständig abgelöst werden. Das würde in kurzer Zeit die gesamte Organisation obsolet werden lassen.

Entwicklung der Technologielandschaft

Disruptive Entwicklungen betreffen so gut wie jedes Business. Von den Produkten, Dienstleistungen und der Kundenansprache bis hin zu gesamten Technologien und Branchen. Ist das eine neue Entwicklung?

Die Antwort lautet ganz klar NEIN! Solche Veränderungen gab es früher natürlich auch. Und immer war es die Aufgabe des Managements, neue Ansätze und Methoden zu entwickeln, die Organisation anzupassen und das Business neu auszurichten. Früher haben sich nur wenige vorstellen können, dass das Auto die Kutsche, das elektrische Licht die Kerze, das Telefon den Brief ablösen wird. Ebenso unvorstellbar erschien es, dass die Logistik derartig schnell und gut organisiert sein wird, dass man Teile der eigenen Produktion in ein anderes Land oder auf einen anderen Kontinent auslagern kann.

Die Geschwindigkeit der Veränderung erhöht sich ständig

Auch wenn diese Entwicklung nicht neu ist und Unternehmen sich schon immer auf neue Technologien, veränderte Kundenwünsche, wechselnde politische Richtungen etc. einstellen mussten, gibt es einen wichtigen Unterschied. Die Geschwindigkeit der Veränderungen in den Bereichen der Technologie, Kundenwünsche und Erreichbarkeit hat sich erheblich erhöht.

Die Entwicklungs- und Ablösezyklen sind wesentlich kürzer geworden, wobei zeitgleich der Grad der Veränderung größer geworden ist, sodass zum Teil (erwartete) Zwischentechnologien übersprungen oder vom Kunden nicht akzeptiert werden. Gepaart wird diese Entwicklung – zumindest in Europa und insbesondere Deutschland – mit einer Kulturentwicklung, die sich in einem erheblichen Fachkräftemangel sowie der Generation X, Generation Y und Generation Z manifestiert hat.

Veränderte Bedürfnisse

Es zählen nicht mehr nur die ehemals treibenden Faktoren Geld oder Zeit, sondern neue Entscheidungskriterien wie die Sinnhaftigkeit, Nachhaltigkeit, eigene Entfaltungsmöglichkeit usw. treten immer stärker in den Fokus der nachkommenden Arbeitskräfte und dies auf jeder Ebene. Das erfordert auch völlig neue Methoden bei der Gewinnung von potenziellen Leistungsträgern.

Was heißt das jetzt? Kurz und knapp: Ein Unternehmen muss sich nicht nur verändern, sondern derartig transformieren, dass es zu einer stetigen Anpassungs- und Veränderungsfähigkeit sowie zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) auf allen Ebenen kommt. Diese Methoden sollen ein dauerhafter Teil der Unternehmenskultur werden. Das alles gepaart mit einem agilen Management, das die Unternehmensoptimierung permanent vorantreibt.

Wie sieht der Prozess der Unternehmensoptimierung genau aus?

Der Prozess der Optimierung ist in diesem Sektor sehr individuell auf das Unternehmen und die Herausforderungen anzupassen. Die Erreichung einer dauerhaften Anpassungs- und Veränderungsfähigkeit einer komplexen Organisation, ist sowohl mit Herkules- als auch zeitgleich mit Sisyphus-Aufgaben verbunden.

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme

Daher beginnen Unternehmensberater häufig mit einer Kennenlernphase sowie der Standortbestimmung in Form einer IST-Analyse. Wenn der Startpunkt bestimmt ist, werden durch Befragungen, Gespräche, Analysen und viele Gedankenaustausche die möglichen Ziele als Soll-Konzept definiert. Zudem werden Wege und Verantwortlichkeiten zur Zielerreichung sowie die Meilensteine und Kontrollpunkte festgelegt. Unter anderem sollte man sich folgende Fragen stellen (beispielhafte / nicht vollständige Aufzählung):

  • Wie ist das Unternehmen (am Markt, personell, finanziell, …) aufgestellt?
  • Wo sind die bereits bekannten „Baustellen“ der bestehenden Prozesse?
  • In welchem Markt / in welcher Branche agiert das Unternehmen?
  • Bestehen bereits Ansätze, Tools oder Konzepte (z.B. Digitalisierungskonzept), an die man anknüpfen könnte?
  • Welche (internen / externen) Veränderungen gab es bereits und wie ging man damit (bisher) um?
  • Woran sind Veränderungsprozesse gescheitert?
  • Wer ist bis dato in dem Unternehmen treibende Kraft (Innovator)?
  • Wer sind die Entscheider und Vermittler (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Management, etc.)
  • Wie haben die Mitarbeiter bisher auf Veränderungen der Organisation reagiert?
  • Gibt es bereits Erfahrungen mit Business Process Reengineering?
  • Wie lange kann ein „Aussitzen“ und /oder „Abwarten“ noch durch die bestehenden Kunden/Aufträge ausreichen?
  • Welches Budget besteht für die Themen „Veränderungsprozesse“, „Transformation“, „Business Reengineering“, „Digitalisierung“, „IT“ o.ä.

Unternehmensberater als Support

Hier begleiten Sie Unternehmensberater als ganzheitliche Berater von A wie Ausgangslage bis Z wie Zukunft, so dass Sie genau dort Unterstützung erhalten, wo Bedarf besteht. Im ersten Schritt werden Sie gemeinsam die Definition einer Strategie vornehmen, umsetzen und etablieren. Dabei werden auch die Mitarbeiter, Partner und alle weiteren Stakeholder berücksichtigt. So werden bei – bei Bedarf mit dem Einsatz weiterer Spezialisten – ein Kommunikationsplan, ein mitarbeitergerechtes Schulungskonzept sowie regelmäßige Check-UPs erstellt. So kann man die Ergebnisse auch greifbar machen bzw. im Bedarfsfall frühzeitig eingreifen.

Wichtig hierbei ist, dass Berater immer einen sachlichen und fachlich versierten Blick auf die möglichen sowie auch (tatsächlich) mit den zur Verfügung stehenden Mitteln realisierbaren Lösungswege werfen.

FAQ

Sie haben offene Fragen? Hier finden Sie Antworten!

Business Process Reengineering, Lean Production, Lean Management und Kaizen – alle diese Methoden folgen in der Praxis immer den gleichen Prinzipien: sämtliche Geschäftsprozesse zu verkürzen und zu verschlanken. Geringere Durchlaufzeiten in allen Bereichen des Unternehmens führen nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einem geringeren Finanzierungsbedarf.

Je nach Ausgangslage des Betriebs entscheidet sich, ob kleinere Veränderungen in der Ablauforganisation als Prozessoptimierung ausreichen, um wirkungsvolle Resultate zu erzielen oder ob die radikale Methode des Business Process Reengineering notwendig ist.

Bei dieser Vorgehensweise findet ein fundamentales Überdenken für nahezu jeden existierenden Geschäftsprozess statt. Diese werden dann häufig durch neue Prozesse abgelöst. Die Anwendung dieser Methode soll eine radikale Verbesserung der Qualität und der Kennzahlen auf nahezu allen Ebenen des Unternehmens erzielen. Diese Aussage trägt der „Begriff Business Process Reengineering“ schon im Namen.

Bild für - Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

Das kommt immer darauf an, in welcher Lage sich Ihr Unternehmen befindet. Manchmal beginnt das Geschäft gerade zu stagnieren oder kleinere Probleme treten auf. Daher muss geklärt werden, ob es zum Beispiel fundamentale Veränderungen bei den Produktionsverfahren oder der Informationstechnologie gegeben hat, die zu einem Effizienzrückstand in den Kostenstrukturen geführt haben.

Hier kann es gut möglich sein, diesen Nachteil durch kleinere Investitionen und kurzfristige Projekte zur Prozessoptimierung erfolgreich zu beheben. Die Methode des Business Process Reengineering kommt dann zum Einsatz, wenn sich die Probleme durch nahezu jeden einzelnen Geschäftsprozess hindurchziehen.

Überflüssige Arbeitsschritte im Overhead-Bereich oder ineffiziente Informationstechnologien sind typische Anzeichen für ein organisatorisch träges System. In so einer Situation besteht für die Unternehmensführung häufig nur noch ein kurzes Zeitfenster, um die Firma wieder auf den richtigen Weg zu bringen und eine nachhaltige Verbesserung zu erreichen. Ansonsten droht die Gefahr, den Anschluss an die Konkurrenz komplett zu verlieren und die eigenen Ziele zu verfehlen.

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